Die Wahl eines Lohnherstellers bindet Sie meist für viele Jahre, denn ein Wechsel kostet später Zeit, einen erneuten Transfer und bei einem zugelassenen Produkt in der Regel eine Änderung der Zulassung. Es lohnt sich deshalb, die Auswahl strukturiert anzugehen. Die folgenden sieben Schritte haben sich bewährt, unabhängig davon, ob es um feste Arzneiformen, sterile Produkte oder die Konfektionierung geht.
1. Anforderungen festlegen
Bevor Sie den ersten Anbieter ansprechen, sollten Sie intern klären, was Sie eigentlich brauchen. Dazu gehören die Darreichungsform und die nötige Technologie, die erwarteten Mengen heute und in einigen Jahren, die Chargengröße, besondere Anforderungen an den Wirkstoff wie hohe Wirksamkeit oder Empfindlichkeit gegenüber Licht und Feuchte sowie die Märkte, für die hergestellt wird. Wichtig ist auch, ob der Hersteller nur produzieren oder zusätzlich prüfen, verpacken und die Chargen durch seine Sachkundige Person zertifizieren lassen soll.
Halten Sie diese Anforderungen schriftlich fest und unterscheiden Sie zwischen Muss-Kriterien und Wünschen. Das erleichtert die späteren Schritte erheblich, weil Sie Anbieter an einer gemeinsamen Liste messen können und nicht an dem Eindruck, den ein einzelnes Gespräch hinterlassen hat.
2. Eine Longlist erstellen
Im zweiten Schritt sammeln Sie mögliche Anbieter, zunächst ohne zu streng zu filtern. Quellen sind Verzeichnisse wie dieses, Fachmessen, Empfehlungen aus Ihrem Netzwerk und Hinweise von Beratern. Prüfen Sie früh, ob der Anbieter eine passende Herstellungserlaubnis hat. In Deutschland wird sie nach § 16 AMG für eine bestimmte Betriebsstätte und für bestimmte Arzneimittel und Darreichungsformen erteilt. Herstellungserlaubnisse und GMP-Zertifikate von Herstellern im Europäischen Wirtschaftsraum lassen sich in der öffentlich zugänglichen Datenbank EudraGMDP der Europäischen Arzneimittel-Agentur nachsehen, ebenso festgestellte Verstöße gegen die Gute Herstellungspraxis. Aus der Longlist wird dann anhand Ihrer Muss-Kriterien eine kürzere Liste der Firmen, die Sie tatsächlich anschreiben.
3. Anfrage mit Fragebogen
Die erste Anfrage enthält eine Beschreibung Ihres Projekts, soweit das ohne vertrauliche Details möglich ist, und einen Fragebogen. Ein einheitlicher Fragebogen hat den Vorteil, dass Sie die Antworten nebeneinanderlegen können. Achten Sie auch darauf, wie schnell und wie sorgfältig geantwortet wird. Ein Anbieter, der schon in dieser Phase kaum erreichbar ist, wird es im laufenden Projekt selten besser machen.
4. Vertraulichkeitsvereinbarung
Sobald Sie Rezeptur, Herstellverfahren, Spezifikationen oder Analysenmethoden weitergeben, sollte eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterschrieben sein. Viele Anbieter haben dafür eigene Vorlagen. Prüfen Sie dennoch, welche Informationen erfasst sind, wie lange die Vertraulichkeit gilt, ob der Anbieter die Informationen an Unterauftragnehmer weitergeben darf und was am Ende mit den Unterlagen geschieht. Erst auf dieser Grundlage kann der Anbieter Ihr Projekt genau genug einschätzen, um ein belastbares Angebot zu machen.
5. Audit
Kapitel 7 des EU-GMP-Leitfadens verlangt, dass Sie vor der Auslagerung prüfen, ob der Auftragnehmer rechtlich befugt, geeignet und fachlich in der Lage ist, die Arbeit erfolgreich auszuführen. Das übliche Mittel dafür ist ein Audit, entweder durch Sie selbst oder durch einen beauftragten Auditor. Im Audit sehen Sie sich das Qualitätssystem, die Räume und Anlagen, die Dokumentation, den Umgang mit Abweichungen und Änderungen sowie die Qualifikation des Personals an. Bei sterilen Produkten kommen Fragen zur Reinraumtechnik und zur aseptischen Herstellung hinzu.
Ein Audit ist nicht nur eine Prüfung, sondern auch die beste Gelegenheit, die Menschen kennenzulernen, mit denen Sie später zusammenarbeiten. Wie offen Fragen beantwortet werden und wie mit Feststellungen umgegangen wird, sagt viel über die künftige Zusammenarbeit aus. Halten Sie das Ergebnis in einem Bericht fest und vereinbaren Sie, bis wann eventuelle Mängel behoben sein sollen.
6. Angebot und Qualitätsvereinbarung
Parallel zum Audit oder danach holen Sie die verbindlichen Angebote ein. Vergleichen Sie dabei nicht nur den Preis je Charge, sondern auch die Kosten für den Transfer, Validierungschargen, Stabilitätsproben, Mindestmengen, Lagerung und die Regelungen für Ausschusschargen.
Neben dem kaufmännischen Vertrag brauchen Sie eine Qualitätsvereinbarung. Kapitel 7 des EU-GMP-Leitfadens und § 9 AMWHV verlangen einen schriftlichen Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, der die Pflichten beider Seiten klar festlegt. Der Auftraggeber trägt nach Kapitel 7 die letzte Verantwortung dafür, dass die ausgelagerten Tätigkeiten kontrolliert werden, und überwacht die Leistung des Auftragnehmers fortlaufend. In Deutschland spricht man häufig von einer Verantwortungsabgrenzung.
7. Technologietransfer
Mit der Unterschrift beginnt die eigentliche Arbeit. Beim Technologietransfer übergeben Sie dem Hersteller alles, was er braucht, um Ihr Produkt reproduzierbar herzustellen und zu prüfen: Rezeptur, Herstellvorschrift, Spezifikationen, Analysenmethoden und die Erfahrungen aus der Entwicklung. Kapitel 7 verpflichtet den Auftraggeber ausdrücklich, dem Auftragnehmer alle dafür nötigen Informationen und Kenntnisse zu geben. Der Hersteller passt das Verfahren an seine Anlagen an, die Analysenmethoden werden übertragen, und mit Validierungschargen wird gezeigt, dass das Ergebnis Ihren Anforderungen entspricht.
Planen Sie für den Transfer einen gemeinsamen Projektplan mit klaren Ansprechpartnern auf beiden Seiten. Gerade in dieser Phase zeigt sich, ob die Auswahl gut war, denn ein Hersteller, der offen über Schwierigkeiten spricht, ist im Transfer mehr wert als einer, der alles für einfach erklärt.
Passende Anbieter finden
Lohnhersteller finden Sie in unserem Verzeichnis unter Lohnherstellung fester Arzneiformen, Lohnherstellung steriler Arzneimittel und Abfüllung und Verpackung. Für die Prüfung möglicher Partner vor Vertragsabschluss helfen Ihnen die Anbieter für GMP-Audits.